På Driftig Eiendomsservice är den verkställande direktören även personalavdelningen – Huma gör det möjligt

Driftig Eiendomsservice AS är ett helägt dotterbolag till OBOS Eiendom och tillhandahåller driftstjänster för kommersiella fastigheter i Oslo-området. Tekniska tjänster, daglig drift, underhåll och uppdragsbaserade tilläggstjänster för hyresgäster — fördelat på ett driftteam med drifttekniker, team- och arbetsledare i flera byggnader.

General Manager Ole Eidslott saknar en dedikerad HR-person. Det innebär att han själv hanterar personaladministrationen. Allt från uppföljning av sjukfrånvaro till NAV-dokumentation, mellanmänskliga processer, nyanställningar och resten av de många jobb som HR-personer gör. Vi tog en pratstund om hur Huma hjälper en vd att bli en hel HR-avdelning.

Med ett HR-system redan från början

"Driftig är en ung organisation och vi har haft Huma med oss redan från början." Det var en av de första sakerna Ole berättade för oss när vi hade en pratstund. Det var ett enkelt val för Ole och Driftig. De ville helt enkelt undvika att bygga upp en massa manuella rutiner för att sedan städa upp och digitalisera dem. "Vi ville att det skulle bli rätt från dag ett."

"Huma fyller i princip den rollen för oss. En HR one-stop shop, helt enkelt."

Ole fortsätter med att beskriva en av företagets viktigaste ambitioner: "Det ska vara lätt att vara anställd på Driftig, oavsett om du är drifttekniker ute på fältet eller teamledare med HR-ansvar." För att uppnå detta måste det finnas en plats där allt HR-relaterat finns, inte ett virrvarr av mejltrådar, mappar och anteckningsblock. "Vi är en operativ organisation utan någon intern HR-funktion, så Huma fyller effektivt den rollen åt oss. Det är en HR one-stop shop, helt enkelt", säger Ole.

Och valet av Huma var ett ganska enkelt val. En kombination av pris, funktionalitet och, kanske viktigast av allt, en bra incidentmodul var den avgörande faktorn. Implementeringen av systemet var inte heller något problem, om vi ska tro Ole. "Jag vågar påstå att Huma är ett av de enklaste programmen på marknaden", säger han.

"Jag vågar påstå att Huma är ett av de enklaste programmen på marknaden."

Bra överblick och spårbarhet

Som kombinerad vd och HR-person får Ole en rad fördelar av att samla all personalrelaterad information i ett HR-system. Två av de viktigaste är att få en överblick över vad som händer och att enkelt kunna spåra vad som har hänt tidigare.

"Det handlar lika mycket om rättssäkerhet för den anställde som om att backa upp företaget."

Ett exempel han nämner är krävande personalärenden, som de ibland råkar ut för. "Det är avgörande att kunna gå tillbaka i tiden och se vad som gjordes, vem som gjorde det och när det gjordes. Det handlar lika mycket om rättssäkerhet för den anställde som uppbackning för företaget."

Mer självförvaltning och enklare hantering av avvikelser

Redan innan Driftig började använda Huma vid starten av företaget, visste de att Frånvaro skulle bli en viktig modul. Det visade sig också vara sant. Den gör det enklare för medarbetarna att ansöka om alla typer av frånvaro och för cheferna att veta vilka som är på jobbet och att planera resursfördelningen.

Som driftorganisation i kommersiella byggnader är fel och missöden omöjliga att undvika. Driftig hanterar dagligen tekniska fel, HSE-avvikelser och incidenter i många byggnader. Ett bra system för att hantera avvikelser är därför helt nödvändigt.

"Vi får in många fler avvikelser nu än innan vi började använda modulen", säger Ole. Det kanske inte låter som något positivt, men det är faktiskt väldigt bra. Ökningen av avvikelser beror inte på att det finns fler avvikelser, utan på att tröskeln för att rapportera dem har blivit mycket lägre. Det innebär att fler avvikelser nu hanteras på rätt sätt och att inga skjuts under mattan. "Det är så mycket enklare med Humas fantastiska app", fortsätter han.

"Vi är en liten administration och Huma hjälper oss att göra det möjligt."

Det är inte bara Humas egna funktioner som Driftig sparar tid och huvudvärk med. "Allt som har med NAV/Altinn att göra lägger jag mycket mindre tid på nu, helt enkelt för att integrationen fungerar så bra." Han fortsätter med att nämna att de även använder integrationen med Tripletex.

Ole säger att det är svårt att kvantifiera exakt hur mycket tid de sparar på olika processer eftersom de har använt Huma från början, men en sak är säker, säger Ole: "Vi är en liten administration med mycket kunskap och Huma hjälper oss att göra det möjligt."

Vi på Huma är medvetna om att inte alla små och medelstora företag har möjlighet att ha en dedikerad HR-avdelning. Att få beviset på att det är möjligt, svart på vitt, från Ole och Driftig Eiendomsservice, är något vi verkligen uppskattar. Tack så mycket för det och för en trevlig pratstund, Ole!

Vanliga frågor om att driva HR utan en HR-avdelning