Arbetsgivaren ansvarar för att personuppgifter inte lagras längre än nödvändigt. Det innebär att informationen ska raderas när den inte längre behövs. Detta är viktigt och det är ditt ansvar som arbetsgivare att se till att det sker. Det kan vara närmaste chef eller HR som följer upp detta. Det kan också finnas system som automatiskt hjälper till att radera information som inte längre skall sparas. Detta bör absolut vara med som en del i medarbetarens offboarding. Här kan du läsa mer om hur automatiserad och digital offboarding fungerar. Du som arbetsgivare ska kunna motivera varför information om tidigare medarbetare finns kvar hos dig.
Vad påverkar hur länge informationen ska lagras?
Längden på lagringsperioden för personuppgifter kan variera. Det beror på flera saker. Olika arbetsgivare har olika behov av att lagra information om anställda. Det finns också lagar som kan påverka detta.
Generellt minskar behovet av att lagra information med tiden. En del uppgifter behöver såklart lagras så länge personen är anställd och i vissa fall även ganska lång tid efter att anställningsförhållandet har upphört.
Exempel som påverkar lagringstiden
Hur arbetsförhållandet har varit och hur den slutar kan spela in. Om det har förekommit tvister, eller om en anställd har blivit uppsagd, kan det bli nödvändigt att lagra informationen längre för att lösa tvister eller försvara sig mot anklagelser om osaklig uppsägning, trakasserier eller tjänstefel. Rör tvisten lön kan uppgifter sparas upp till 10 år.
Löneunderlag bör sparas i 10 år, vilket grundar sig i att en obestridd lönefordran preskriberas efter 10 år. Det kan vara värt att notera att bokföringslagens krav är sju år. Dessa uppgifter finns i regel i lönesystemet och behöver därför troligen inte sparas i ditt HR-system
Jobbansökningar och tillhörande personuppgifter får sparas i upp till två år efter avslutad rekrytering. Det kan vara bra att ha kvar rekryteringsunderlag och ansökningar som bevisunderlag ifall en arbetssökande upplever sig diskriminerad.
Vill du spara en kandidats uppgifter för framtida behov behöver du ha kandidatens godkännande.
Viktigt att komma ihåg
Du måste vara medveten om att skyldigheten att radera inte bara gäller det ursprungliga syftet. Om ett nytt ändamål uppstår som inte strider mot det ursprungliga syftet och det finns en laglig grund för detta nya ändamål, kan informationen lagras längre.
Som HR-chef eller general manager är det ditt ansvar att förstå och följa dessa riktlinjer. Detta är inte bara en lagstadgad skyldighet, det är också viktigt för att bygga och upprätthålla en arbetsmiljö som bygger på tillit och respekt.
Läs mer hos Integrationsskyddsmyndigheten här
