Har du ikke et HR-system? Da bør du kunne disse 3 HR-oppgavene

HR for bedrifter som ikke har et HR-system

Vi skal ikke påstå at alle bedrifter, kanskje spesielt de aller minste, trenger et HR-system, for det ville vært å ljuge. Det er flere HR-oppgaver man fint kan gjøre på egenhånd, og for noen bedrifter holder det kanskje med en punktløsning eller to (mer om det siden). Og selv om et HR-system kanskje kan gjøre flere ting enklere er det som sagt mye du kan gjøre selv.

Forskjellen på et HR-system og punktløsninger

Et HR-system er som navnet tilsier et system som skal hjelpe deg med å bedre håndtere de HR-oppgavene du måtte møte på i arbeidslivet. Et fullservice (ofte skybasert) program som automatiserer og forenkler vanskelige og tidkrevende oppgaver. 

HR-systemet har ofte integrasjoner med andre systemer (ofte punktløsninger). Da kommuniserer de to systemene med hverandre for å løse oppgaver enda enklere. ERP-systemer er typiske verktøy et HR-system skal integrere med.

En punktløsning er derimot et digitalt verktøy som skal løse én spesifikk oppgave. Punktløsninger krever ofte overvåkning i tillegg til selve bruken, mens et HR-system skal putre og gå alene, også når du ikke skal bruke det. Du må ikke sjekke verdier eller om det har skjedd noe galt som står utenfor din makt. Kanskje HR-systemet kan til og med løse de oppgavene punktløsningene jobber ned? Men samma det, vi skal jo snakke om hva du kan når du IKKE har et slikt system. 

Tre oppgaver du må kunne om du ikke har et HR-system

Kanskje du driver en liten startup med en ansatt eller to, eller kanskje du driver en bedrift helt alene? Uansett hva din grunn er så kan det være at du ikke er avhengig av et HR-system, og det er helt greit. Det som ikke er greit, er om du ikke bryr deg om HR i det hele tatt. Enkelt og greit fordi hvis du jobber med andre, enten det er ansatte eller en partner så har du noe med HR å gjøre, enten du er klar over det eller ikke. La oss ta en titt på tre HR-oppgaver du må kunne om du ikke har et HR-system.

1. Onboarding

La oss starte der et arbeidsforhold også starter, ved onboardingen. Om du er en liten startup har du kanskje ambisjoner om å vokse i nærmeste fremtid. Da ønsker du naturligvis at din nye, gode kollega skal fortsette lenge og vokse sammen med bedriften din. Om det er slik bør du sørge for en god onboarding. Det er jo tross alt selve grunnlaget for å trives i en ny jobb. 

Det er ingen hemmelighet at det er mye å huske på når du skal onboarde nye kollegaer, men det er noen ting du kan gjøre for å forenkle prosessen for deg. Den viktigste er å bruke sjekklister. Sett inn alle oppgaver og del dem gjerne inn i de fire fasene som vi kommer til straks. Når du har fullført en oppgave er det bare å krysse av så er det ingen tvil om det er gjort eller ikke. 

Vi har startet på en sjekkliste som du kan bruke som inspirasjon her.

2. Arbeidsavtaler 

Det kommer nok ikke som en overraskelse, men du er lovpålagt å ha skriftlige arbeidsavtaler med dine ansatte. Det er mange lover og krav du må følge, og like mange fallgruver du må holde utkikk etter, men det betyr ikke at det trenger å være vanskelig. 

Det finnes flere steder hvor du kan laste ned gratis maler hvor lover og regler er ordnet for deg. Det er dog ditt ansvar at innholdet i avtalen (da stillingsprosent, arbeidstid, osv.) er lovlig. Det er også viktig å huske på at det er regler for når din nye kollega skal ha mottatt avtalen og det bestemmes av hva slags type stilling det er - enten den er midlertidig eller fast. 

Om du vil lese om alt en arbeidsgiver trenger for bedre arbeidsavtaler kan du lese det her.

3. Medarbeidersamtaler

Noen ledere tenker kanskje at medarbeidersamtaler (eller 1:1-samtaler som vi kaller dem) er et ork som ikke gir så mye verdi, men de kunne ikke tatt mer feil. Vi tenker at medarbeidersamtalenes hovedoppgave er å gi masse verdi til bedriften din, enkelt og greit fordi du snakker om hvordan hver enkelt ansatt har det på jobb, hva de tenker om sin egen innsats og hva de må jobbe med, og hva du som leder synes de bør jobbe med. Det er også viktig at du oppfordrer de ansatte til å gi tilbakemeldinger om hvordan du er som leder. Mye av det du gjør som leder påvirker jo tross alt hvordan de ansatte har det på jobb. 

Det er veldig vanlig å bare ha en runde medarbeidersamtaler per år. Det synes vi er altfor sjelden. Du burde ha flere i året, gjerne en hvert kvartal. Det er også viktig at medarbeidersamtalen ikke bare er det som skjer i rommet der samtalen foregår. For å få den beste medarbeidersamtalen du kan bør du og de ansatte gjøre noe for å komme mest mulig forberedt til samtalen, og det bør foregå oppfølging etter selve samtalen, i tillegg til kortere, mer uformelle samtaler gjennom hele året. 

Vi har utviklet tre maler for 1:1-samtaler som gjør det litt enklere for deg. De kan du laste ned her.

En liten oppsummering på tampen

Bedriften din er kanskje ikke avhengig av et HR-system (ennå), men det er fortsatt noen HR-oppgaver du må kunne. Det er de helt grunnleggende oppgavene som du må ha kontroll over, men selv om de er grunnleggende er det ikke sikkert de bare er enkle. Da er det greit at det finnes hjelp der ute.

Du kommer langt om du har kontroll over onboarding, arbeidsavtaler og medarbeidersamtaler. Allikevel vil vi komme med en anbefaling på tampen her. Om bedriften din er i vekst og du begynner å få en del ansatte, vil du gjøre jobben enklere for deg selv med et HR-system. 

Prøv Huma helt gratis i dag - det tar bare noen få minutter å sette opp.