Arbeidslivet er fullt av forkortelser. To som går hånd i hånd er HR og HMS. HR-folk gjør ikke alltid HMS ting, og det er ikke nødvendigvis alle HMS-oppgaver HR-folk er med på heller, men de krysser veien titt og ofte.
Helse, miljø og sikkerhet (HMS) handler – som navnet tilsier – om trygghet på jobb, både fysisk og psykososialt. Det er også noe alle bedrifter må jobbe med – enten de har egne HR- eller HMS-folk, eller ikke. Og selv om du ikke har HR-folk på plass, er mye av HMS-arbeidet også HR-arbeid. Det er akkurat det vi skal kikke litt nærmere på i dag. Men aller først: Hva er dette egentlig?
Les mer om HMS og avvikshåndtering her.
Hva er HMS og HR?
HMS er noe alle bedrifter må ta på alvor – det handler jo tross alt om sikkerhet på arbeidsplassen. Både det fysiske, som å minimere farer på jobb, og det psykososiale, som å skape et trygt og inkluderende arbeidsmiljø. Det er mange oppgaver som inngår i HMS-arbeidet, og noen av dem skal vi se nærmere på litt senere.
HR er vanskelig å definere som én ting, rett og slett fordi det favner så mye. Felles for alt er at det handler om mennesker. Hvis vi skal snevre HR-rollen inn til én kjerne, vil vi si at det er å være bindeleddet mellom ledelsen og de ansatte.
Men hva er HR sin rolle i HMS-arbeidet da?
Som nevnt spiller HR flere roller i HMS-arbeidet. For å gjøre det litt mer oversiktlig har vi tatt utgangspunkt i HR-årshjulet vårt og plassert oppgavene i den årstiden de passer best. For ja, det er faktisk noen oppgaver som dukker opp på faste tider av året.
Last ned gratis mal for HR-årshjul her.
Q1: Januar til mars ❄️
Medarbeidersamtaler er kanskje ikke det første du tenker på når du hører HMS, men det er faktisk en viktig del av HMS-arbeidet i bedriften din. Hvorfor, spør du? Jo, det skal vi fortelle deg. En stor del av medarbeidersamtalen handler om den ansattes trivsel på jobb – og nettopp trivsel og arbeidsmiljø er en stor del av HMS.
Det skal sies at dette ikke er noe man bare gjør én gang i året. Vi er store forkjempere for å ha flere medarbeidersamtaler i året – minst to grundige samtaler og gjerne flere korte og litt uformelle møter underveis. Vi har plassert det her fordi starten av året er en av to høysesonger for disse møtene. Den andre er på høsten.
Q2: April til juni 🌱
Våren har kanskje begynt å vise seg fra sin beste side, og her kommer en av de mest klassiske HMS-oppgavene som HR ofte tar del i: vernerunder. Da gjør man evalueringer og risikoanalyser for å avdekke farer og andre utfordringer i bedriften. HR stiller med sin folke- og miljøekspertise, for et dårlig arbeidsmiljø kan være en av de største farene – både for bedriften, men aller viktigst for de ansatte. Når dere har kartlagt, er det også viktig å sjekke og dokumentere hva som er gjort, og hva som fortsatt mangler.
Noen jobber er rett og slett farlige – det er ikke til å komme unna. Men når man har en jobb som innebærer risiko, er det ekstra viktig at du kan det du driver med. Derfor er det vanlig med kompetansekartlegging og -utvikling på våren og utover sommeren. Det skjer gjerne hele året, men våren er et fint tidspunkt for å se hva bedriften mangler, og hvilke kurs de ansatte kunne hatt nytte av.
Datasikkerhet er også en del av HMS, og våren er en fin tid å ta en GDPR-revisjon og sjekke tilgangskontroller. Du vet – passe på at alt (særlig persondata) er trygt lagret, og at kun de som skal ha tilgang faktisk har det.
Q3: Juli til september ☀️
Tilbake etter sommerferien — nå er det på tide å sjekke at folka dine trives. Er det et godt psykososialt arbeidsmiljø? Det første steget er medarbeiderundersøkelsen. Start med å planlegge hva dere vil finne ut. Deretter sender dere ut undersøkelsen — ikke vær redd for å minne de ansatte hvis det tar lang tid å få svar. Til slutt gjennomfører dere en grundig analyse for å kartlegge forbedringsområder og planlegge konkrete tiltak.
Finn ut hvordan du kan gjøre medarbeiderundersøkelsene så enkelt og effektivt som mulig her.
Q4: Oktober til desember 🍁
Kulda setter inn, og det kan gå utover psyken selv hos de sterkeste av oss. Derfor kan det være lurt å passe på at jobben i hvert fall er så trygg som mulig. Det gjør du ved å revidere varslingsrutinene. Er det enkelt å sende inn varsler? Oppleves det trygt for den som varsler? Dette er eksempler på spørsmål du bør stille deg selv.
Nå er det også på tide å gå gjennom sykefraværet for året. Hvordan ser nivået ut? Hvis det er høyt, kan det henge sammen med arbeidsplassen? I så fall er det på tide å gjøre noe med det og iverksette helsefremmende tiltak.
Helt på slutten av året er det viktig å oppsummere HMS-året og begynne å planlegge for det neste. Den beste måten å planlegge fremtiden på er å kjenne fortiden – og vite hvilke forbedringsområder dere har nå. Da får dere forhåpentligvis et tryggere år som ligger foran.
Og sånn får du et godt HMS-år som HR-ansvarlig
Dette er en enkel og kort oversikt, men poenget er at HR sin rolle i HMS-arbeidet må tas på alvor – hele året gjennom. Alle ønsker en trygg tilværelse på jobb, og her er noen av stegene du bør følge for å komme dit.
