Dette skal vi gå gjennom:
- Hva er HR?
- Typiske HR-oppgaver
- - Operativ HR
- - Strategisk HR
- HR-analyse
- Når trenger man et HR-system
- Arbeidsavtaler
- Kultur
- Ordbok
Hva er HR?
HR er et stort begrep og et bredt fagfelt. Det strekker seg fra økonomi og administrasjon av lønn til de ansatte i en bedrift, og helt til motivasjon og hva som driver mennesker innerst inne. HR kan ta for seg:
- Veiledning og rådgiving av ansatte
- Ønske nye ansatte velkommen
- Takke for lang og tro tjeneste fra ansatte som går av med pensjon
- Ta den vanskelige samtalen med ansatte som ikke gjør en god jobb
- Si opp folk når bedriften er i en nedbemanningsprosess
- Å trene ledere i å være nettopp ledere, og vise eiere hvor verdifullt det er å investere i folk
I denne artikkelen skal vi prøve å dykke ned i de ulike delene av HR-yrket. Vi skal prøve å pakke opp hva det vil si å jobbe som bindeleddet mellom folka og bedriften, og forhåpentligvis klargjøre en del begreper og tolkninger om HR underveis.
I denne artikkelen kommer vi til å bruke en del ord og uttrykk fra HR-verden. Hvis du lurer på hva de betyr så har vi samlet en ordliste nederst i artikkelen med lenker til Humas egen HR-ordbok. Du kan se listen her: Ordbok
Typiske HR-oppgaver
Operativ HR
Vi starter med å titte litt på hvilke oppgaver som ofte faller inn under HR i en bedrift. Ofte deler vi HR-jobben i to hovedkategorier; operativ HR og strategisk HR. Først litt om den operative HR-jobben.
Operativ HR er det som tradisjonelt blir kalt personaladministrasjon. Det er det som handler om kontrakter, rekruttering, onboarding av nyansatte og strukturene som handler om det å være ansatt i en bedrift.
La oss ta et eksempel: Personalhåndboken er ofte et viktig dokument for både en ansatt og ledelsen i et selskap. Den skal inneholde alt av rutiner for hvordan de ansatte skal forholde seg til arbeidsplassen, til konkret hvilke forsikringer og goder de ansatte har tilgang på og hvordan lønn blir utbetalt.
Ofte vil personalhåndboken inneholde noen punkter om hvilken kultur bedriften ønsker å oppnå, og hvordan de ansatte skal forholde seg til den. Ledelsen i et selskap kan bruke personalhåndboken til å understreke rutiner som for eksempel når de ansatte forventes å møte opp på jobb, og hvilke rutiner som gjelder for brannsikkerhet og HMS.
Vi i Huma har laget en mal på personalhåndbok som du kan laste ned helt gratis. Der kan du gjøre ulike tilpasninger slik at boken passer til bedriften din. Boken inneholder allerede de viktigste punktene i forhold til arbeidstilsynets retningslinjer for ansatte i Norge. HR er avdelingen som har ansvar for personalhåndboken, og dette er et eksempel på hvordan den operative HR-rollen beveger seg i rommet mellom de ansatte og bedriften.
Last ned gratis mal for personalhåndbok her: Fiks ferdig personalhåndbok
Strategisk HR
Den strategiske HR-rollen er ganske annerledes i natur. Den handler om hvordan man kan jobbe strategisk med å planlegge for den menneskelige faktoren i et selskap. At ledelsen og styret i et selskap ser på HR som en forretningspartner og en vesentlig del av å oppnå bedriftens langsiktige mål.
Her er det stor variasjon fra ett selskap til et annet, i noen bedrifter vil HR ha et naturlig sete rundt bordet i styrerommet, men i andre kan det kanskje være nødvendig for HR å bevise sin verdi og potensial. En måte å gjøre det på kan for eksempel være å legge frem en solid HR-analyse. Det kommer vi tilbake til litt senere i denne artikkelen.
Den strategiske HR-rollen handler helt konkret ofte om bevisst planlegging av hvordan de ansattes kompetanse skal utvikles over tid, hvilken retning man vil bevege seg i med tanke på fremtidige ansettelser, å rådgi styret i hvilke valg som er kloke med tanke på de ansatte og ofte i større selskaper, å trene og veilede ledere til å blir bedre i jobbene sine.
Det er også flere aspekter av den strategiske HR-rollen som det går an å utdype mer enn vi har gjort nå, men det kan du lese mer om i denne artikkelen: Dette er typiske HR-oppgaver
HR-analyse
I tråd med at jobbene våre blir mer og mer komplekse, blir personalledelse også mer og mer komplekst. Flere og flere bedrifter ser verdien av å bruke kunnskapen og kompetansen som bor i HR-avdelingen til å forstå hvor man skal bevege seg videre.
Det høres kanskje selvsagt ut også, at det er lurt å høre med de som kjenner folka i bedriften best før man tar avgjørelser som påvirker de ansatte? Uansett er det viktig for ledelsen i et selskap å vite hva som egentlig foregår i bedriften, også forbi det som går på økonomi og produksjon.
Hva er det som surrer oppi hodet på de ansatte? Dette er et viktig og noen ganger vanskelig spørsmål å stille.
En god HR-analyse kan utvilsomt kaste lys i slike beslutningsøyeblikk. Hvis analysen er god og bygd på solid data, kan den i beste fall hjelpe bedriften å kikke litt inn i fremtiden. Det høres kanskje komplisert ut å bygge opp en HR-analyse, men vår påstand er at man kan få stor verdi uten å sette i gang et stort prosjekt.
Du kan for eksempel starte med data du allerede har tilgjengelig. Som for eksempel oppsigelseshistorikken i en bedrift. Du kan samle og liste ut hvordan oppsigelser har utviklet seg over tid og kikke etter trender. Er det slik at folk som har barn som snart begynner på skolen har en tendens til å ønske å flytte bort fra byen der bedriften har kontor? Ved å stille slike spørsmål og se på ekte data som svar, kan man begynne å tegne ut forslag for rutiner som kan komme uønsket turnover i forkjøpet. Kanskje man skal legge bedre til rette for å jobbe hjemmefra, eller kikke på hvordan bedriften kan hjelpe til i pendlerhverdagen?
Her skiller analysen seg fra rapporten. Rapporten legger frem tall på hvor mange som har sagt opp over tid. Analysen ser på de underliggende årsakene og hvordan man kan komme dette i forkjøpet. Dessuten kan en god analyse virkelig være med å flytte HRs posisjon i styrerommet.
Dersom HR opplever at de ikke blir hørt blant eierne av bedriften, ligger ansvaret på HR å bevise sin egen verdi. Man er rett og slett nødt for å snakke samme språk som det som snakkes i et styrerom. En god HR-analyse kan virkelig få det til å smelle rundt styrebordet og gjøre det klinkende klart hvorfor ledelsen bør inkludere HR i viktige strategiske avgjørelser i fremtiden.
Vi har skrevet mer om hvordan du kan komme i gang med din egen HR-analyse. Det kan du lese mer om her: Hva er en HR-analyse og hvordan lagen din egen analyse?
Når trenger man et HR-system?
Det høres kanskje mye ut å skulle huske på alle oppgavene som inngår i HR-rollen. Og det er det også. Derfor er det mange bedrifter som bruker HR-systemer til å støtte HR-rollen. For at systemet skal være til reell hjelp for den som bruker det, mener vi at det må kunne utføre syv funksjoner.
- Onboarding
- Arbeidsavtaler
- Folk
- Fravær
- Medarbeidersamtaler
- Integrasjoner
- Guider, maler og webinarer
Vi går ikke dypere inn i hva de ulike funksjonene betyr i denne artikkelen, men vi har skrevet en hel del om det. Blant annet hvordan et HR-system kan hjelpe deg å bygge kultur, og gjøre jobben din mer interessant, da du kan fokusere tiden din på det som egentlig betyr noe, nemlig folka dine!
Du kan lese hele artikkelen om HR-systemer her: Lurer du på hva et HR-system egentlig er? La oss ta en titt.
Arbeidsavtaler
Operativ HR inneholder som sagt alle de oppgavene som kan kalles personaladministrasjon. For eksempel rundt ansettelser.
Når en bedrift skal ansette folk er det HR som kobles på ofte tar seg av hele rekrutteringsprosessen. Et konkret tiltak som er en del av denne prosessen er arbeidskontrakten som signeres med den nyansatte.
Dette dokumentet er den juridisk bindende avtalen mellom arbeidstakeren og arbeidsgiver. Det er ofte noe forhandling rundt arbeidsavtalen i sluttfasen av en ansettelse, og man blir enige om en konkret avtale som signeres av begge parter.
Denne avtalen er selvsagt viktig for arbeidstakeren, og det er her man fastsetter goder og lønn i tillegg til arbeidsoppgaver og forventninger. For arbeidsgiveren er dette også et veldig viktig dokument. Det er her bedriften må passe på å ha med seg alle de lovpålagte kravene til en arbeidskontrakt, og en hel serie med andre detaljer som er viktig for begge parter.
Arbeidsmiljøloven er den delen av loven som omhandler arbeidslivet. Arbeidsmiljøloven beskytter både arbeidsgiver og arbeidstaker. Den har blant annet en rekke krav til hva en arbeidsavtale må inneholde for å være lovlig. De handler blant annet om at avtalen må ha en start og en forventet varighet, hvem det er avtalen gjelder, og hva jobben er.
Du kan lese alt du trenger å vite om arbeidsavtaler i lenken her, da får du også hele listen med 12 krav i arbeidsmiljøloven: Alt en leder trenger for bedre arbeidsavtaler
Kultur
Kultur er kanskje et litt uklart begrep for mange, men det påvirker oss hele tiden. Kulturen på arbeidsplassen kan være god eller dårlig, og det tar ikke lang tid å merke forskjellen. En del av HR-rollen handler i mange bedrifter om å være øverste leder for kulturen på en arbeidsplass.
For å si det med andre ord: Kultur er vår felles avtale om hvordan og hvorfor vi gjør ting. Og HR-lederen er den som har ansvaret for at den reelle arbeidskulturen i praksis stemmer med den kulturen man ønsker å ha på arbeidsplassen.
Et meget viktig verktøy i byggingen av god arbeidskultur er medarbeidersamtalen. Dette er praten der leder og ansatt går forbi den vanlige praten ved kaffeautomaten og pirker litt under panseret. Tradisjonelt har medarbeidersamtalen vært en årlig begivenhet der man skal dekke alle behov i en eneste samtale. Flere og flere bedrifter beveger seg bort fra dette, og har heller hyppigere samtaler.
Dette kan være smart for bedriften å vurdere. Folk forandrer seg raskere enn en gang i året, og bedrifter kan være tjent med å få et enda mer nøyaktig bilde av hva de ansatte opplever. Dessuten gir det ledere flere muligheter til å komme med tilbakemelding til de ansatte.
En god medarbeidersamtale skjer når begge parter møter forberedt og gjerne har blitt enige om en agenda på forhånd. Underveis i samtalen drøfter dere de punktene dere har blitt enige om å prate om. Så kommer en helt vesentlig del, lag en oppfølgingsplan. Kok samtalen ned til konkrete handlingspunkter for dere begge i etterkant av selve praten. Da blir det så mye enklere for lederen å sørge for at ting blir fulgt opp. Og det gjør det veldig mye lettere for den ansatte å føle at man faktisk blir hørt.
Det er veldig mye mer å si om en god medarbeidersamtale og hvorfor det er utrolig verdifullt for både bedriften og den ansatte. For eksempel hvordan man får mest mulig verdi ut av tiden dere faktisk sitter ned og prater sammen. Det har vi skrevet om i denne artikkelen: Tips til medarbeidersamtale for dine ansatte
Ordbok
I denne artikkelen har vi brukt en del ord og uttrykk fra HR-verden. Vi har laget en ordbok for å forklare terminologi på en måte som er enkel å forstå. Under her lenker vi til ulike ord som enten er brukt i, eller er relevante for denne artikkelen:
