Dina plikter som arbetsgivare
HR-uppgifter är något du behöver engagera dig i men det kan vara utmanande att få en tydlig överblick över dina faktiska skyldigheter. Som en del av vår "HR-förklarade" bloggserie tar vi upp några av de saker du bör ha koll på:
- Ansvarsfull anställning: Du kan i princip anställa vem du vill, men det finns några regler du måste följa. Diskriminering är absolut oacceptabelt, till exempel kan man inte diskriminera sökande på grund av kön, graviditet, föräldraledighet, vårduppgifter, etnicitet, religion, livsåskådning, funktionsnedsättning, sexuell läggning med mera, så håll det enkelt: håll dig till att bedöma människors kvalifikationer när du anställer någon.
- Tillsvidareanställda och tillfälligt anställda: Generellt sett bör anställda vara tillsvidareanställda men det finns möjlighet till tillfällig anställning eller visstidsanställning också. Men var uppmärksam på reglerna så att du inte hamnar i trubbel. Så kallad "timanställning" finns inte som giltig anställningsform enligt lagen. Du kan tillämpa provanställning i max 6 månader om inte kollektivavtalet säger annat.
- Utländsk arbetskraft: En EU-medborgare får börja arbeta direkt och behöver inte arbetstillstånd eller registrera en uppehållsrätt hos Migrationsverket. Den som är medborgare i ett land utanför EU behöver i de flesta fall arbetstillstånd för att arbeta i Sverige.
- Anställningsavtal: Anställningsavtalet behöver inte vara skriftligt, även muntligt avtal gäller. Men du måste skriftligt informera om vissa villkor för anställningen. Rekommendationen är dock att alltid ha ett skriftligt anställningsavtal. Avtalet dikterar vilken lön, semester, eventuella förmåner eller andra ersättningar din anställda har rätt till.
- Lön och pension: Se till att följa reglerna om löner och pensioner. Som arbetsgivare ska du betala lön, dra av skatt och betala arbetsgivaravgift. Det är inget lagkrav att betala tjänstepension men de allra flesta företag gör det oavsett om det är kollektivanslutna eller inte.
- Sjukfrånvaro: Var noga med att följa upp sjukfrånvaro. Efter sju dagars sjukfrånvaro skall läkarintyg lämnas av medarbetaren och efter 14 dagar skall Försäkringskassan kopplas in. Du bör också följa upp sjukfrånvaro för att se mönster i dina medarbetares frånvaro och på så sätt kunna förebygga längre sjukskrivningar och få friskare personal.
- Arbetsmiljö och säkerhet: Du har en skyldighet att se till att arbetsmiljön är säker och bra för alla anställda. Regelverket finns där av en anledning – för att skydda alla. Vid olycksfall i arbetet, arbetsskador eller om det varit nära att ske en allvarlig olycka skall du rapportera detta. Du som arbetsgivare ska anmäla alla arbetsskador till Försäkringskassan, de allvarliga arbetsolyckorna och de allvarliga tillbuden till Arbetsmiljöverket.
- Semester: Se till att dina anställda tar semester och vilar upp sig. Semesterlagen ger alla anställda rätt till fem veckors semester per semesterår. Fyra kan tas ut sammanhängande under sommaren.
- Integritet: Kom ihåg att anställda har rätt till integritet på arbetsplatsen. Ha kontroll över vad du får och inte får göra när det gäller kontrollåtgärder och personuppgifter.
- Uppsägning: Om det blir nödvändigt att säga upp någon behöver du vara väl påläst om vad som gäller. Se till att det sker på rätt sätt och att facket är informerat. Här gäller det att saker sker i rätt ordning.
Läs också: Vad är HR egentligen?
Vi vet att det är mycket att hålla reda på som arbetsgivare men var inte orolig. Vi och våra duktiga partners är här för att hjälpa dig förstå dina plikter och ansvar och se till att du följer reglerna på rätt sätt. Att vara en bra arbetsgivare handlar om att ta ansvar, vara medveten om sina anställdas rättigheter och att säkerställa en säker och god arbetsmiljö.
Kom ihåg att även om reglerna kan verka komplexa, så är de till för att skydda både dig och dina anställda. Det är så mycket lättare att fokusera på kärnverksamheten om du har struktur och koll på alla dessa processer.
Och du: här några verktyg för att uppfylla skyldigheterna:
- Mallar för anställningsavtal här kan du läsa lite om hur du enkelt får koll lagstiftningen och vad som krävs i ett anställningsavtal.
- Personalhandböcker gör det enkelt för dig själv, lägg all information i en digital personalhandbok! Med en färdig mall kan du enkelt få kontroll över förhållanden som semesterbestämmelser, integritet, säkerhet, arbetsmiljö och mycket mer!
Undrar du vad som är viktigt att göra inom hr? Vi har skrivit en artikel om typiska HR-uppgifter
