I den här artikeln kommer vi att dyka in i HR-analysen. Vi kommer att titta på vad det är och vad det inte är, vi kommer att titta på varför det kan vara användbart för ditt företag och vi kommer att titta på hur du kan komma igång med din egen HR-analys. Det kan låta komplicerat, men det behöver inte vara så svårt. Det handlar egentligen bara om att hitta information och packa upp den så att du kan använda den för att lära dig och kanske se samband som du annars inte skulle ha sett. Men först tar vi grunderna.
Vad är HR-analys?
En HR-analys är i grunden att ta rådata om dina anställda och omvandla det till användbar information. Detta görs främst för att ge ett bättre beslutsunderlag för chefer i företag. Att arbeta analytiskt med personaldata har blivit alltmer relevant på senare tid. Det finns flera anledningar till detta, bland annat att vi har allt bättre verktyg som gör det lättare för personer som arbetar med HR att komma åt den data de behöver. Dessutom har ett ökat fokus på strategisk HR skapat ett större behov av att kunna motivera beslut med objektiv information.
Läs också: Vad är HR egentligen?
Styrkan med att göra en bra analys är att du i bästa fall kan titta runt hörnet och se vad som finns på andra sidan av ett beslut du står inför. Det är också ett bra verktyg för att kommunicera till andra i organisationen hur saker och ting verkligen ser ut. Säg till exempel att du som arbetar med HR ska presentera åtgärder på ett styrelsemöte. Om man bara rapporterar hur länge och hur mycket pengar som behövs för ett projekt är det lätt för företagsledningen att se HR som en ren utgiftspost.
En bra analys har potential att förändra HR:s ställning i styrelserummet och konkretisera HR som en viktig affärspartner. För att göra detta måste förstås analysen kopplas till specifika affärsmål och visa hur mänskliga resurser är helt avgörande för företaget. Fördelen med att arbeta med konkret data och objektiv information är att man kommunicerar på ett sätt som redan är välkänt i styrelserummet. En bra analys kan därför påverka hur HR uppfattas i styrelserummet.
Undrar du vad som är viktigt att göra inom hr? Vi har skrivit en artikel om typiska HR-uppgifter
Skillnad i analys och rapportering
Det är en betydande skillnad mellan att presentera en rapport och att presentera en analys. Vi är vana vid att presentera rapporter med siffror och resultat. Till exempel på omsättning (hur många personer har anställts och hur många har slutat). För att illustrera skillnaden, låt oss hoppa in i ett exempel i styrelserummet igen.
I en rapport presenterar du till exempel siffror om hur många personer som anställts och hur många som slutat under de senaste åren. Om du presenterar en analys, presenterar du vad omsättningen är och hur den har förändrats över tid. Om du också kan visa data från offboardingintervjuer och kartlägga orsakerna till att människor slutar på företaget under en längre tidsperiod, har du plötsligt en vansinnigt användbar kunskap! Härifrån är det inte långt till att föreslå förändringar som företaget kan göra för att behålla de värdefulla medarbetarna i företaget längre.
Det är inte heller så svårt att beräkna vilka kostnadsbesparingar detta innebär för företaget. Ser du skillnaden? I rapporten presenteras siffror, i analysen packas siffrorna upp och blir ett användbart underlag för beslutsfattande.
Humas insiktsmodul samlar in många viktiga uppgifter åt dig. Vill du läsa mer om det kan du göra det här: https://www.hu.ma/no/innsikter
Hur gör man en analys?
Börja lätt! Öva lite med de uppgifter du redan har tillgång till. Arve Kvalsvik är en erfaren HR-analytiker i Norge. Han har följande tips till dig som vill träna lite HR-analys:
"Tänk fritt - vilka omständigheter kan leda till att en anställd väljer att säga upp sig? När en person får barn eller när barnet når skolåldern. När familjen väljer att flytta längre bort från arbetsplatsen eller när anställde har haft samma tjänst i många år. Information som denna lagras vanligtvis i personalsystemet. Det är inte särskilt komplicerat att ta fram denna information och göra en analys av vad som vanligtvis händer i ditt företag innan en anställd väljer att säga upp sig från jobbet. Den här typen av insikter kan hjälpa dig att upprätta rutiner som gör att du pratar med de anställda när risken för personalomsättning ökar, i stället för att reagera först när uppsägningsbrevet ligger på chefens skrivbord."
"Det är inte särskilt komplicerat att ta fram denna information och göra en analys av vad som vanligtvis händer i ditt företag innan en anställd väljer att säga upp sig från jobbet."
Det finns alltså en stor potential i de uppgifter som du redan har tillgång till! Därefter kan du börja leta efter verktyg som hjälper dig att kartlägga data och förändringar över tid, men det behöver inte börja med komplexa projekt och dyra konsulter. På Huma har vi en grundläggande insiktsmodul som kan hjälpa dig att hitta enkla uppgifter om din personal. Det kan vara en bra utgångspunkt.
Till exempel frånvarodata! Du kan läsa mer om detta här: https://www.hu.ma/no/blogg/fravær/fraværsmodulen-og-hvorfor-den-er-så-god-å-ha
Så för att sammanfatta
HR-analys är ett sätt att arbeta strategiskt med data om dina medarbetare. Den mänskliga resursen är den viktigaste i de flesta företag och då bör man arbeta aktivt och noggrant med förvaltningen av dessa. En bra analys har potential att flytta HR:s position i styrelserummet. I styrelserummet ska man tala rätt språk och att presentera en bra analys kan verkligen lyfta HR som strategisk partner i den fortsatta affärsutvecklingen.
Fyra enkla steg för att avsluta:
- Börja med att kartlägga utmaningar du vill lyfta fram med din analys. Koppla dem specifikt till företagets mål och planer.
- Skaffa tillförlitliga uppgifter. Det finns flera sätt att göra detta. Kanske behöver du skicka ut en enkät, eller så har du mer data i personalsystemet än du tror att du har.
- Översätt data till användbar information. Använd dina analytiska färdigheter för att koppla siffrorna till verkligheten. Leta efter orsaker till förändringar och försök svara på varför siffrorna säger vad de gör.
- Förvandla dina resultat till konkreta åtgärder. Lämna inte analysen i en låda. Använd det du har lärt dig för att göra förändringar. Och glöm inte att planera hur du kan mäta effekten av de förändringar du gör. Då är det ännu lättare att bevisa i nästa omgång vad som fungerade och varför du ska lyssna på HR!
Ett HR-system kan hjälpa dig med flera av stegen som vi har nämnt i den här artikeln. Om du undrar vad det är kan du läsa mer om det här: https://www.hu.ma/no/blogg/hr/hva-er-et-hr-system
En bra HR-analys kan flytta den position som HR har i styrelserummet! Det kan i bästa fall hjälpa dig att se in i framtiden. Och det behöver inte vara så svårt som det låter!
Hr-analys ska utföras som en del av en strategi. Här kan du läsa mer om hur du kan skapa en HR-strategi.
