HR-verktøy er digitale løsninger som skal gjøre personaladministrasjon enklere og mer effektivt både for arbeidstaker, ledere og HR-avdelingen i en virksomhet. Med HR-verktøy kan ansatte selv rapportere tid og fravær, eller å legge inn kvitteringer og reiseregninger direkte fra alle sine enheter. Kort oppsummert er HR-verktøy et digitalt bidrag til en enklere hverdag på jobb, som sikrer jevn informasjonsflyt mellom alle leddene.
HR-verktøy gir altså bedre og lettere oversikt både for ledere og de ansatte. Den ansatte kan for eksempel bruke HR-verktøy til å få en oversikt på egne opplysninger samt hente inn annen informasjon, som kontaktinformasjon til kolleger eller planlegging av ferie. På samme måte kan ledere få direkte rapport fra sine ansatte, uten å måtte gå gjennom HR.
Med HR-verktøy får lederne umiddelbar tilgang til materialet de trenger om sine ansatte. Dette kan være alt fra budsjettering, planlegging av bemanning i fellesferie, prøveperioder og sykmeldinger – eller bare noe så enkelt som bursdagsfeiringer.
Det er mange ting å forholde seg til og mye viktig informasjon pr ansatt, noe som også gjør at man fort kan miste oversikt. Det kan for eksempel være lett å glemme ting som må gjøres før en nyansatt starter. Et behjelpelig HR-verktøy kan i dette tilfelle være en digital sjekkliste, for å gjøre det enklere for ledelsen å huske alt fra bestilling av PC og e-postkonto, til det å planlegge en god opplæring for den nye medarbeideren.
Ikke minst, gir HR-verktøy et gunstig system som gjør jobben til HR-avdelingen mer smidig. HR-verktøy gir støtte og oversikt i flere av prosessene som skal håndteres i løpet av et ansettelsesforhold – fra en nyansatt begynner og helt til vedkommende forlater virksomheten
HR-verktøy bidrar til at du i HR-avdelingen ikke går glipp av viktige detaljer om den ansatte, samt minner deg på hva du bør tenke på i alle de ulike stadiene i prosessen. På denne måten sikrer HR-verktøy høy kvalitet på HR-arbeidet, da man får mer kontroll på at alt går slik som det skal. Som en god dominoeffekt, kan HR-avdelingen med gode HR-verktøy få muligheten til å bruke arbeidstiden mer strategisk; nemlig å sørge for at bedriften utvikler og beholder god kompetanse.
