Detta är vad du behöver för att få bra onboarding:

• Vad är onboarding
• De fyra faserna
• Det kostar mycket att anställa, så se till att få en bra start!
• Tre snabba tips
• Konsekvenserna av dålig onboarding
• Onboarding som en del av kulturbyggande
• Olika onboarding för olika positioner
• Glöm inte någonting! 
• En fot innanför dörren
• Kort sagt: det skall inte vara så svårt

Vad är onboarding?

En ny medarbetare är alltid spännande! Hon eller han är oftast anställd av anledningen att det är just hon eller han som är mest relevant för tjänsten. Då vill du behålla den nya medarbetaren så länge som möjligt, eller hur? 

Statistik från Urbanbound visar att  69% av anställda stannar kvar på sitt jobb om de upplever att de haft en bra onboarding - och det är inte så konstigt. Onboardingen lägger hela grunden för en ny medarbetares relation till arbetsplatsen. Om du trivs första veckan eller månaden är chansen större att fortsätta trivas.

Men vad är onboarding egentligen? Det korta svaret: introduktion för nya medarbetare. Det långa svaret tar lite längre tid att svara på men det har att göra med alla uppgifter och processer som skall klaras av när en ny kollega börjar. Sammanfattningsvis är det allt från att öppna konton, handla utrustning, skriva anställningsavtal, sociala saker som att lära känna de nya kollegorna osv.

Vi kommer inte att diskutera vad som måste göras och vad som är rätt och fel. Det är trots allt olika från företag till företag. Det viktigaste är att du får de nya medarbetarna att känna sig välkomna och att de får det de behöver för att kunna göra jobbet - både vad gäller prestation och inte minst den sociala aspekten.

Vi ska inte skryta med att vi vet allt om on- och offboarding själva. Men vi kan bygga rätt digitalaverktyg och samarbetar med människor som är riktigt bra på det.

De fyra faserna

Det er ganske vanlig å dele opp onboarding prosessen i fire faser. La oss ta en titt på dem:

Det här är allt som händer från det att kandidaten får anställningserbjudandet och skriver på avtalet till den första dagen. Håll kontakten, se till att den nya är redo och laddad för att komma igång. Ge din nya kollega möjlighet att ta del av er företagskultur, lära känna sina medarbetare och vad tydlig med vad som kommer hända de första veckorna. Då blir startsträckan så mycket kortare. 

Nu har vi kommit till den nya medarbetarens första dag. Det kommer vara nervöst och förväntansfullt men se till att hålla den första dagen ganska enkel. Ge den nya medarbetaren tid att landa i den nya miljön och ta del av era rutiner så de snabbt känner sig hemma. Det är mycket att smälta första dagen så det är klokt att inte planera in för mycket.

Många positioner kräver jobbspecifik utbildning. Detta kan många gånger vara det viktigaste steget i onboarding, för det är här den nya medarbetaren lär sig vad som krävs för att bli lyckas i det nya jobbet. Brist på formell utbildning och tydlighet kan leda till missnöje och i värsta fall att din nya kollega slutar strax efter att han eller hon har börjat. 

Nu är det dags för din nya kollega att gå från nyanställd till att känna sig som en i gänget på jobbet. Du bör ha täta avstämningar för att höra hur den nya medarbetaren kommit in i arbetet och hur de trivs på arbetet tillsammans med kollegorna. Att fånga upp eventuellt missnöje tidigt kan hjälpa dig att identifiera problem eller utmaningar så att du kan sätta in  åtgärder tidigt.

Det kostar att anställa, så se till att få en bra start!

När vi tittar på hur mycket det kostar att anställa blir det tydligt att man ska ta det på allvar. Beroende på tjänsten kan det kosta en och en halv årslön och upp till fyra hela årslöner. Så ja, det här är dyrt, och därför är det desto viktigare att få till en bra onboarding. 

Så förutom att du vill få din nyanställda att trivas och producera vill du undvika kostnaderna för att anställa igen. Man bör också ställa sig frågan om en misslyckad anställning var just en det eller en dålig onboarding.

Tre snabba tips

Som vi nämnde tidigare är det dyrt att anställa och sannolikheten för att en nyanställd stannar kvar ökar väsentligt om onboardingen är bra. Låt oss göra en liten beräkning så att du kan beräkna hur mycket misslyckad onboarding kan kosta dig: rekryteringskostnader + onboardingkostnader + omsättningskostnader som tillkommer på grund av att du inte lyckats med de två första.

Detta är fasen mellan avtalsskrivning och första arbetsdagen. När den nyanställda skrivit på sitt nya anställningsavtal är entusiasmen stor, laddad för att få börja sitt nya arbete. Är det tyst från arbetsgivaren under preboardningen är det ett stort misstag. Det är under denna fas vi utvecklar relationen med vår nya kollega. Så se till att ha tät kontakt, bjud in till en lunch eller AW och visa att din nya medarbetare är efterlängtad.

Säkerställ en konsekvent onboardingprocess genom att ha ett verktyg där du kan ha mallar som säkerställer smidig drift och som sparar tid. Du vill också ha en digital checklista så att du hela tiden kan följa onboardingen och att allt blir gjort. Ta en titt på vår modul för onboarding här.

Om du vill dyka lite djupare ner i de tre tipsen kan du klicka här.

Konsekvenserna av dålig onboarding

Låt oss börja med en snabb historia från det verkliga arbetslivet. Vår vän Philip fick ett nytt jobb och dök upp vid överenskommet datum och tid. Det var en fredag. När han kom till kontoret såg hans chef väldigt förvirrad ut och sa: "Åh, du kom idag, du?" Grunden för en dålig start läggs redan där och då. Chefen fortsatte: ”Idag är det fredag. Kanske är det bättre om du kommer tillbaka på måndag? ” Philip lämnade kontoret riktigt besviken och med en klump i magen. 

Vi nämnde tidigare att 69% av de anställda tycker att det är mer troligt att de kommer att fortsätta på ett nytt jobb om de upplever bra onboarding. Vad vi inte nämnde är att retention (att behålla anställda) kommer att öka med 82% när företaget upprätthåller en bra onboarding. En bra onboarding leder också till en ökad produktiviteten med 70% bland nyanställda.

En undersökning gjord av Forbes visar att väldigt många anger dålig onboarding som den främsta orsaken till att de slutar i jobbet - även flera år efter att de började där. Det säger att onboarding kan lämna ett avtryck hos de anställda under lång tid.

Onboarding som en del av kulturbyggandet

Att bygga kultur är inte en lätt och kortsiktig uppgift. Det måste byggas över tid och måste planteras in i företagets kollektiva "tankesätt". Det är naturligtvis svårt för nya medarbetare att känna till företagskulturen när de börjar i sitt nya jobb men det behöver egentligen inte vara så. Man kan och bör låta de nya medarbetarna få en inblick redan under preboardingen för att sedan öka medveteneheten under resten av onboardingfasen. Det kan ge stora fördelar för både företaget och de som ska börja ett nytt jobb.

Det ger en känsla av trygghet för dem som kommer in nya på arbetsplatsen och de kommer enklare in i det sociala när de känner till företagets spelregler.

För företaget kan det bidra till ett mindre aktivt arbete med företagskulturen då alla nyanställda redan har insikt i företagskulturen. När något är självklart från början är det naturligtvis lättare att förstå och ta till sig.

Om du vill läsa mer om kulturbyggande kan du klicka här.

Olika typer av onboarding för olika typer av positioner 

Olika positioner har olika processer för att få en bra start. Vissa kräver inköp av verktyg, medan andra kanske bara kräver en ordentlig introduktion av teamet. Oavsett hur omfattande onboardingprocessen är måste saker ske på ett så smidigt sätt som möjligt. Då hjälper det mycket med standardiserade lösningar och mallar för varje typ av jobb.

Låt oss leka med tanken oss ett elföretag som jobbar med installationer anställer två nya medarbetare. En elektriker och en ekonomichef. Den ena behöver kontor och allt som hör till, en genomgång av företagets ekonomi, processer etc. 

Den andra behöver verktyg, arbetskläder, bil och kanske lite utbildning. Då är det klart att onboardingen inte kommer att se likadan ut. Då är det väldigt viktigt att ha bra rutiner för att säkerställa att båda får det välkomnande de behöver och förtjänar. 

Det blir mycket mer bekvämt med fasta checklistor och rutiner. När du använder inarbetade checklistor och processer är det också mycket lättare att se vad som fungerar och vad som inte fungerar. Då kan du hela tiden spetsa till er onboarding och hela tiden göra den lite bättre.

Glöm inte något!

Det finns mycket att tänka på i en onboardingprocess och lätt att glömma saker. Gör det omöjligt att missa viktiga steg. Arbeta med enkla checklistor, helst i kronologisk ordning. Vi kommer inte att göra en lista åt dig, eftersom den som är relevant för oss inte behöver vara rätt för dig. Som sagt, olika positioner kräver olika processer så kanske du behöver fler olika checklistor där du arbetar? Men låt oss lista ett litet urval av förslag:

☑️ Skicka ett mail eller ring din nya kollega

Ring ett samtal eller skicka ett mejl innan den nya medarbetaren börjar. Informera lite om vad som kommer hända den första tiden och var tydlig med att ni ser fram mot att börja jobba tillsammans.

☑️ Berätta för de blivande kollegorna

Förbered de andra på jobbet på att få en ny kollega och när den börjar. Då blir det mycket trevligare att dyka upp på jobbet första dagen. 

☑️ Bjud in 

Ge den nya kollegan en inblick i företaget redan innan den första arbetsdagen. Låt honom eller henne ta en titt på projekt och processer. På det sättet är den nya kollegan lite varm i kläderna redan första dagen.

☑️ Välkomstpaket

Ett litet välkomstpaket gör den första dagen mycket trevligare. Den kan till exempel innehålla företagskläder, en blomma, en kopp, en flaska med något gott att dricka eller vad du nu tycker passar eller är kul.

☑️ Introduktion till mentor/buddy

I vissa fall kan det vara trevligt att ha en mentor/buddy för nyanställda, särskilt om de är nyutexaminerade. Då blir det lättare att komma ordentligt in i företaget och känna sig trygg.

Detta är bara några förslag och de är långt ifrån tillräckligt. Alla dessa kanske inte ens är relevanta för dig. Bara du vet vad du behöver och därför måste du göra dina egna checklistor.

Checklistor är inte bara för onboarding. De är också mycket användbara att ha vid den viktiga offboardingen. Processen är i stort sett densamma, bara omvänt och ger dig viktiga insikter om hur ni är som arbetsplats. 

En fot innanför dörren

När någon tar en ny anställning är chansen stor att någon lämnade samma position strax innan. Det är kanske inte lika självklart men bra offboarding är lika viktigt som bra onboarding. Offboarding är kort sagt onboarding fast åt andra hållet. Många av onboarding processerna är också tillämpliga på offboarding förutom att de går åt andra hållet. Men varför är bra offboarding så viktigt? Personen i fråga skall ju ändå sluta? Du har förmodligen och förhoppningsvis haft en bra relation med den som slutar och den vill du såklart bibehålla.

Det finns ett antal saker som måste ordnas i slutet av en anställning, både praktiska uppgifter och sociala aktiviteter. Sprids nyheterna på ett bra sätt i företaget så att människor är förberedda? Är utrustningen inlämnad och konton stängda? Arrangeras en trevlig avslutningslunch? Allt är viktigt. Kostnader minskar när det praktiska görs korrekt och effektivt. Det social är också viktigt. Ta er tid för ett bra avslut för man vet aldrig om den som lämnar kommer tillbaka och en bra medarbetare ska alltid ha en fot innanför dörren.

Läs mer om hur du får till bra onboarding här.

Kort sagt: det behöver inte vara så svårt

Du har läst hela vägen hit och är kanske en dom som tycker onboarding och offboarding kan vara lite krångligt. Lyckligtvis är det mycket enklare med bra verktyg som ger dig möjlighet att arbeta med automatiserade processer.

Alla förtjänar bra onboarding och det behöver inte vara svårt. Arbeta med ett verktyg som erbjuder färdiga mallar och checklistor. Ett system där du enkelt gör små justeringar för varje onboarding men inte behöver uppfinna processen på nytt varje gång.

Om du vill veta mer om bra onboarding kan du se webbinaret vi hade tillsammans med HR-experterna på Wise Consulting där vi pratade om värdet av en bra digital onboarding.