Vad är ett HR-system:
- Vad är HR?
- Human Resources Management, eller HRM som det ofta kallas
- Men vad är då ett HR-system?
- HR-systemets uppgifter och funktioner
- Sju funktioner ett HR-system måste ha
- Onboarding
- Anställningsavtal
- Medarbetare
- Frånvaro
- Medarbeidersamtaler
- Integrationer
- Guider, mallar och webbseminarier
- En kort sammanfattning av vad HR-systemet ska göra för dig
Vad är HR?
Innan vi kan titta på vad ett HR-system är måste vi veta lite om vad HR i sig är. I grunden står HR för mänskliga resurser, eller mänskliga resurser på god (och något känslolös) norska. Human Resources låter inte helt rätt, eller hur? Vi är trots allt människor med tankar och känslor, inte robotliknande "resurser."
Mann kan anta att man kan betrakta arbetskraft som en resurs, så vi kanske inte är helt fria från ansvar trots allt. HR är ett samlingsbegrepp för allt som händer inom personaladministration. Personaladministration är kanske ett bättre begrepp?
HR är kort sagt alla uppgifter som direkt relaterar till de anställda. Allt från rekrytering till kompetensutveckling till frånvarohantering. Enligt DinHR.no handlar HR mest om förändring, utveckling och strategi. Vi kan alltså säga att HR handlar om medarbetarna som medarbetarna inte nödvändigtvis själva arbetar med.
Oftast är det någon i ledningen eller en dedikerad HR-person/-avdelning som arbetar med HR, men vi är nästan säkra på att du inte är helt beroende av en (eller flera) HR-personer för att ha bra HR. Så hur kan tekniken hjälpa dig att lösa dina HR-utmaningar? Läs den här artikeln för att ta reda på det: Kan teknologi lösa utmaningarna inom HR?
Human Resource Management, eller HRM då, som det ofta kallas
Tilbake til det om at HR handler om strategi. Det er viktig å kjenne til HRM som begrep. HRM kan ifølge dinHR.no:
"definieras som ett mönster av planerad personalverksamhet som genomförs för att främja utnyttjandet av mänskliga resurser så att en organisation kan uppnå sina mål." - Kine Aasheim, dinHR.no
Med andra ord är det de konkreta aktiviteter som du gör (och som är kopplade till dina medarbetare) för att driva ditt företag framåt och uppnå dina mål. Sådana aktiviteter kan till exempel vara medarbetarsamtal. Både de rent ekonomiska målen, men också mål som handlar om saker som företagskultur, välbefinnande och allt runt omkring. Syftet med en bra HRM-strategi är alltså att uppnå alla företagets mål och säkerställa tillväxt.
Längst ner i artikeln finns en lista över ord och uttryck som används med en länk till en förklarande ordbok.
Men vad är då ett HR-system?
Ett sätt att se på ett HR-system är att det är en länk mellan ledningen och "golvet." Det är kanske lämpligare för större företag där medarbetarna har kontakt med mellanchefer än för små och medelstora företag med plattare strukturer.
Ett HR-system ska hjälpa dig med alla uppgifter som rör HR-arbetet. Helt enkelt en mjukvara som ska göra arbetsdagen lite lättare att hantera – speciellt för chefer och HR-chefer. Men det är kanske ännu viktigare för de som arbetet handlar om - medarbetarna.
Men hur kan en programvara hjälpa dig och dina medarbetare att få en enklare arbetsdag? Ja, helt enkelt med funktioner utformade för att effektivisera processer som tidigare tog mycket mer tid och energi än de egentligen behöver. Det kan vara funktioner som bland annat mallar för onboarding, mallar och hantering av anställningsavtal eller frånvarohantering.
Om du vill läsa mer om hur Huma kan hjälpa dig med dessa specifika ämnen kan du se länkarna här:
Huma onboarding – Värdet är i en sömlös start
Huma Anställningsavtal – Anställningsavtal som alltid är uppdaterade
Huma frånvarohantering - Frånvaro har varit komplicerat, tills nu
Även om det är bra att ett HR-system minskar arbetsbelastningen och underlättar processerna, har det en uppgift som är ännu viktigare - att bygga upp organisationskulturen. Huvudskälet till detta är att en god organisationskultur leder till nöjdare medarbetare. Nöjda medarbetare är mer motiverade att alltid göra sitt bästa för att arbeta effektivt och se till att allt de gör är av hög kvalitet. Detta kommer i sin tur att leda till bättre lönsamhet.
Innan vi dyker rätt in i de specifika uppgifterna ett HR-system kan lösa åt dig kan vi nämna vår nedladdningsbara PDF som samlar fem specifika saker du bör tänka på när du ska välja ett system som passar ditt företag. Du kan ladda ner guiden här: Ladda ner vår guide "Tips när du väljer HR-system"
HR-systemets uppgifter och funktioner
Vi har knappt berört det faktum att några av HR-systemets viktigaste uppgifter är att underlätta arbetsdagen och skapa kultur. Vi tycker att det är trevligt att gå lite djupare än att bara röra vid ytan.
Men hur? Låt oss börja med en enklare arbetsdag. Ett HR-system ska göra det möjligt för dig att spara tid på processer du tidigare lagt onödigt mycket tid på. Mycket av det kan automatiseras eller effektiviseras med bland annat standardiserade mallar som kan redigeras efter önskemål och behov.
Att underlätta arbetsdagen är viktigt, men vi skulle inte gå så långt som att säga att det är det viktigaste. Det är dock nödvändigt att lösa den viktigaste uppgiften, eftersom HR-systemets främsta uppgift är att hjälpa företag att bli en bra arbetsgivare. En bra arbetsgivare lider inte av hög personalomsättning och missnöje bland medarbetarna. Detta leder i sin tur till bättre kvalitet på det arbete medarbetarna utför.
Låt oss ta onboarding som ett exempel. När du anställer någon ny finns det en rad uppgifter som måste göras för att säkerställa en bra start och att den nyanställde blir effektiv på rekordtid. Om du arbetar med checklistor och mallar där du enkelt kan lägga till och ta bort uppgifter. Det är trots allt inte allt som är viktigt för all onboarding, så det är bra att kunna skräddarsy listorna för varje befattning, avdelning, plats och så vidare.
Onboarding är inte det enda som blir enklare med mallar. Andra viktiga uppgifter, såsom anställningsavtal, sparar dig tid och gör det enkelt för dig att följa de rättsliga bestämmelserna och kraven varje gång du ska skriva ett nytt anställningsavtal. Det är också så att flera personer kan ha samma tjänst i ett företag. Då är det bara en fördel att du kan använda en färdig mall där du bara behöver ändra några få saker i stället för att skriva ett helt nytt avtal från grunden varje gång. Det gör det också lättare att hålla de anställdas avtal rättvisare. Du kan läsa fler tips för bättre anställningsavtal här: Allt en chef behöver för bättre anställningsavtal
Ett HR-system måste finnas för medarbetarna i företaget, och inte bara ledningen och eventuell HR-avdelning. Trots det är det ofta så att medarbetarna inte får röra HR-systemet. Vi tror att ett HR-system får sina fulla fördelar först när medarbetarna också är en del av systemet. Sedan kan den även användas som ett kulturbyggande verktyg, med funktioner som nyheter, roliga fakta du kan lägga in om dig själv och smeknamn.
Även nystartade företag kan spara mycket huvudvärk genom att använda ett HR-system. När man startar ett företag, står och faller hela uppbyggnaden på laget. Då gäller det att ta medarbetarna på allvar. Vi har skrivit några tankar om hur nystartade företag bör tänka på HR och hur de bör använda teknik för att göra detta redan från början. Läs mer om det här: I ett nystartat företag är laget allt! Det bör tas på allvar att 60 procent misslyckas på grund av detta.
Sju funktioner ett HR-system måste ha
Vissa funktioner och tjänster är käcka, trevliga och kanske till och med roliga att ha, medan andra är absolut nödvändiga för ett bra HR-system. Funktioner som täcker viktiga uppgifter för personaladministration - hela vägen från att en medarbetare börjar på kontoret till sin sista dag på jobbet.
- Onboarding
- Anställningsavtal
- Folk
- Fravær
- medarbetarsamtal
- Integrasjoner
- Guider, mallar och webbseminarier
Onboarding
Vi kan säga att onboarding lägger hela grunden för hur en ny medarbetare kommer att trivas på sin nya arbetsplats. Ja, enligt Urbanbound säger 69 procent av de anställda att de är mer benägna att stanna kvar på ett nytt jobb om de upplever en bra onboarding. Då vill du väl se till att få en bra start?
Varje HR-system bör ha en funktion som gör onboarding enklare för den som ordnar det och bättre för den som ska onboardas. Det kan vara med enkla och skräddarsydda checklistor, påminnelser eller kanske spelifiering. Det finns många uppgifter i samband med onboarding och det är lätt att glömma något - oavsett om det är en liten bagatell eller något riktigt viktigt. Onboardingfunktionen bör också användas för offboarding. Läs den här artikeln om du vill veta mer om bra onboarding: Hur lyckas du med onboardingen nya medarbetare?
Anställningsavtal
En av de viktigaste uppgifterna under onboarding är att skriva ett anställningsavtal. Det finns många fallgropar du kan hamna i när du skapar anställningsavtal. Lagar som ska följas och krav som ska uppfyllas. Du vill inte behöva oroa dig för alla dessa lagar och krav, och det är just därför som det är en bra idé att erbjuda enkla mallar som alltid är uppdaterade enligt lagstiftningen. Mallar där du bara behöver fylla i de tomma fälten.
Förr i tiden var vägen till ett anställningsavtal mycket längre än vad den är nu. Du var tvungen att skriva det, skriva ut det, ge det till den nya medarbetaren som kanske kommenterade fel och ändringar, sedan måste du skicka tillbaka det för redigering, skriva ut och skicka igen, skriva under, skanna och slutligen skicka tillbaka det. Nu kan allt detta göras på data, med digitala kontrakt och digital signering.
För att hjälpa dig att komma igång har vi i samarbete med arbetsrättsexperterna på Advokatfirmaet Schjødt tagit fram en mall åt dig. Du kan läsa mer om den här: Anställningsavtal som alltid är tydliga
Folk
Det är absolut nödvändigt att ha en överblick över alla medarbetarna på jobbet – vilka de är, vad de gör och när de är tillgängliga. Ditt HR-system ska ha en enkel överblick där alla kan hitta saker som kontaktuppgifter, födelsedag och annan viktig information. En slags väg in i medarbetarnas profiler. Dessa profiler innehåller en del känslig information, så det är naturligtvis mycket viktigt att profilerna följer GDPR-bestämmelserna och att endast de som ska ha tillgång till den känsliga informationen har tillgång till den.
Frånvaro
Som chef är du enligt lag skyldig att hålla reda på frånvaron på arbetsplatsen. Du måste också kunna redovisa sjukfrånvaron i ditt företag på årsbasis. Då är det kanske intressant att veta att den faktiska frånvaron och den registrerade frånvaron mycket sällan stämmer överens. När skillnaden mellan faktisk och registrerad frånvaro är stor innebär det att stora summor pengar går förlorade. Läs mer om det här: Den registrerade och den faktiska frånvaron är sällan densamma
Därför bör ditt HR-system ha en funktion som löser detta åt dig. Medarbetare bör enkelt kunna registrera sin frånvaro i realtid, så att deras frånvarokalender alltid är uppdaterad. Det underlättar inte bara redovisningen utan gör det också möjligt för dig att fördela personal under perioder med hög frånvaro - både de som kommer plötsligt, som till exempel under influensasäsongen, och de som du kan förbereda dig för, som till exempel helgdagar.
Mallar för medarbetarsamtal
Jag tror att vi alla kan hålla med om att medarbetarsamtal är viktiga. Vi tycker att det är så viktigt att du bör ha flera per år, helst varje kvartal. Det är då viktigt att nämna att medarbetarsamtal inte bara är det som händer inne på mötet. Det finns även förberedelser inför mötet och uppföljning efteråt. Då bör ditt HR-system kunna göra det lite enklare med till exempel mallar som gör det möjligt att få ner allt före, under och efter mötet på papper. Vi har skapat tre mallar som du kan ladda ner här: Medarbetarsamtal: 3 mallar som du behöver, året om
Integrasjoner
HR-systemet kan inte ensamt lösa allting. Därför är det viktigt med enkla integrationer som är viktiga för ditt företag. Integrationer som gör din dag lite enklare. Det handlar om allt från ERP- och rekryteringssystem till interna chattjänster. Men integrationer betyder inte mycket om systemen inte pratar med varandra där det är viktigt.
Låt oss ta ett exempel. Om du anställer en ny person bör du kunna överföra informationen från profilen i HR-systemet till ERP-systemet nästan automatiskt. Samma sak gäller för frånvaro, och om en frånvaro registreras ska ERP-systemet meddelas utan extra arbete för dig. Huvudsyftet med integrationer är trots allt att ge dig mindre att hantera och mer tid för viktigare saker som du faktiskt måste göra manuellt.
Kolla in våra integrationer här. Kanske använder du några av dem? Låt ditt HR-system prata med dina andra verktyg.
Guider, mallar och webbseminarier
Det är inte bara de självklara funktionerna som är viktiga i ett HR-system. Vi har redan nämnt lite om nedladdningsbara mallar, men guider och webbseminarier är också mycket viktiga. Helst hållna av experter, antingen interna eller anlitade för tillfället. Guiderna och webbseminarierna kan innehålla tips och tricks som hjälper dig att få ut mer av ditt HR-system eller ämnen om allt som rör arbetslivet - från sjukskrivning till tips för en bra onboarding.
Här är en översikt över våra guider och webbseminarier: Guider, verktyg och webbseminarier
En kort sammanfattning av vad HR-systemet ska göra för dig
Den viktigaste, övergripande uppgiften för HR-systemet är att göra din dag enklare. Kanske genom att sätta saker i system, eller kanske genom att automatisera processer som tidigare var tunga och tidskrävande.
HR-systemet bör avlasta dig med funktioner som ger dig mer tid att ägna åt andra uppgifter. HR-systemet kan inte göra allt administrativt åt dig, och du kan inte heller göra allt i HR-systemet. Därför är det viktigt med integrationer som kommunicerar automatiskt med HR-systemet. Till exempel ERP-system, rekryteringstjänster eller interna chattjänster.
Huma har skapat en HR-ordbok som kan förklara ord och uttryck som används i HR-världen. I den kan du läsa om alla ord som du behöver förstå när personalansvariga använder förkortningar och stamspråk. En liten hemlighet: Det är inte alltid så svårt som det kan låta :)
Terminologin i denna artikel kommer från HR-lexikonet:
Kilder:
https://www.dinhr.no/2016/03/07/hr-hva-er-det-egentlig-og-hvorfor-er-det-sa-viktig/
https://www.urbanbound.com/hubfs/Inbound_eBooks/Onboarding_4_Missing_Elements_ebook.pdf
