Gå tillbaka

HR-verktyg

Vad är HR-verktyg?

HR-verktyg är digitala lösningar som ska göra personaladministrationen enklare och effektivare för både medarbetare, chefer och HR-avdelningen i en verksamhet. Med HR-verktyg kan anställda själva rapportera tid och frånvaro, eller ange kvitton och reseräkningar direkt från alla sina enheter. Kort sagt är HR-verktyg ett digitalt bidrag till en enklare vardag på jobbet, vilket säkerställer ett smidigt informationsflöde mellan alla avdelningar.

Varför använda HR-verktyg?

HR-verktyg ger därför en bättre och enklare överblick för både chefer och medarbetare. Medarbetaren kan till exempel använda HR-verktyg för att få en överblick över sin egen information samt samla in annan information, till exempel kontaktuppgifter till kollegor eller att planera semester. På samma sätt kan chefer få direktrapporter från sina medarbetare, utan att behöva gå via HR.

Med HR-verktyg får chefer omedelbar tillgång till det material de behöver om sina anställda. Det kan vara allt från budgetering, planering av bemanning under delade semestrar, provanställningar och sjukskrivningar – eller bara något så enkelt som födelsedagsfirande.

Det finns många saker att hantera och mycket viktig information per anställd, vilket gör det lätt att förlora överblicken. Det kan till exempel vara lätt att glömma saker som måste göras innan en ny medarbetare börjar. Ett användbart HR-verktyg i det här fallet kan vara en digital checklista som gör det lättare för ledningen att komma ihåg allt från att beställa en dator och ett e-postkonto till att planera en bra utbildning för den nyanställde.

Hur påverkar HR-verktyg HR-avdelningen?

Inte minst ger HR-verktyg ett fördelaktigt system som gör HR-avdelningens arbete mer flexibelt. HR-verktyg ger stöd och överblick över flera av de processer som ska hanteras under ett anställningsförhållande – från det att en nyanställd börjar till att personen lämnar företaget

HR-verktyg hjälper till att säkerställa att du på HR-avdelningen inte missar viktiga detaljer om medarbetaren, samt påminner dig om vad du bör tänka på i alla olika skeden i processen. På så sätt säkerställer HR-verktyg hög kvalitet på HR-arbetet, då du får mer kontroll på att allt går som det ska. Som en bra dominoeffekt kan HR-avdelningen med bra HR-verktyg få möjlighet att använda arbetstiden mer strategiskt; nämligen att säkerställa att företaget utvecklas och behåller god kompetens.

 

Vanliga frågor om HR-verktyg

Vad menar vi med HR-verktyg i praktiken?
Digitala hjälpmedel som gör HR-processer snabbare och säkrare: frånvaro & semester, dokument och e-signering, onboarding/offboarding, personalhandbok och pulsmätningar. Det kan vara moduler i ett HR-system eller fristående appar – poängen är mindre administration och färre fel.

Hur prioriterar vi vilka verktyg vi faktiskt behöver?
Börja med 2–3 kritiska flöden där friktionen är störst (t.ex. semester eller avtal). Dela krav i måste-ha (mobilstöd, tydliga roller/behörigheter, integration till lön/kalender) och trevligt-att-ha. Be om demo på era riktiga scenarier, inte bara en generell rundtur.

Vilka processer ger snabbast effekt att digitalisera först?
Frånvaro & attest, dokument/e-signering och onboarding-checklistor. De minskar fel, ger spårbarhet och tar bort “har du hunnit…?”-slackar. Lägg till personalhandboken i mobilen så hittar alla rätt version direkt.