Detta ska vi gå igenom:
- Vad är HR?
- Typiska HR uppgifter
- Operativ HR
- Strategisk HR
- HR-analys
- När behöver man ett HR-system?
- Anställningsavtal
- Kultur
- Ordbok
Vad är HR?
HR är ett stort begrepp och brett yrkesfält. 
Det sträcker sig från ekonomi och löneadministration till de anställda i ett företag och hela vägen fram till motivation och vad som driver människor innerst inne.
Man sysslar med vägledning och rådgivning åt anställda, välkomnar nya medarbetare och avtackar pensionerade medarbetare för lång och trogen tjänst. Man får ta de svåra samtalen med personal som inte sköter sina jobb och uppsägningar när företaget ska skära ned.
Man ska utbilda chefer till att vara just chefer och att visa styrelser och ägare hur värdefullt det är att investera i människor. I denna artikel ska vi försöka dyka ner i de olika delarna av yrket som HR. Vi ska försöka förklara innebörden av att arbeta som en länk mellan människorna och företaget och förhoppningsvis klargöra några begrepp och tolkningar på vägen.
I denna artikel kommer vi att använda ett antal ord och uttryck från världen av HR. Om du undrar vad de innebär så hittar du en ordlista längst ner i artikeln med länkar till Humas egen HR-ordbok.
Du kan se listan här: Ordbok
Typiska HR-uppgifter
Operativ HR
Vi börjar med att ta en titt på arbetsuppgifterna som ofta faller under HR i ett företag. Man delar vanligtvis upp jobbet inom HR i två huvudkategorier - operativ och strategisk HR. Först lite om det operativa jobbet inom HR.
Operativ HR är det som traditionellt kallas personaladministration. Det handlar om anställningskontrakt, rekryteringar, medarbetarintroduktioner och strukturer för anställda i ett företag.
Här är ett exempel: Personalhandboken är ofta ett viktigt dokument för både anställda och ledningen i ett företag. Den ska innehålla allt från rutiner för hur de anställda ska förhålla sig till sin arbetsplats, till en konkret lista över försäkringar och förmåner som de anställda har tillgång till och hur lönerna betalas ut.
Personalhandboken innehåller ofta några punkter om företagskulturen som man vill uppnå och hur medarbetarna ska förhålla sig till den. Ledningen på ett företag kan med hjälp av personalhandboken lyfta fram rutiner som exempelvis när de anställda förväntas dyka upp på jobbet samt vad som gäller för brandsäkerhet och HMS (hälsa, miljö och säkerhet).
Vi på Huma har skapat en mall för personalhandböcker som du kan ladda ner utan kostnad. I mallen kan man justera olika saker och se till att personalhandboken passar ditt företag. Mallen innehåller redan de viktigaste punkterna i förhållande till riktlinjer för anställda. Du kan ladda ner den via länken nedan.
HR är den avdelning som ansvarar för personalhandboken och det är ett exempel på hur den operativa rollen inom HR rör sig i utrymmet mellan anställda och företag.
Ladda ner en gratis mall för personalhandböcker här: Fixad och färdig personalhandbok
Strategisk HR
Den strategiska rollen inom HR ser till sin natur helt annorlunda ut. Den handlar om hur man arbetar strategiskt med planering utifrån den mänskliga faktorn i ett företag. Att ledningen och styrelsen i ett företag ska se HR som en affärspartner och en väsentlig del för att nå företagets långsiktiga mål.
Rollen varierar stort från företag till företag. I vissa fall har HR en naturlig plats runt styrelsebordet medan det i andra kan krävas att HR bevisar sitt värde och sin potential. Ett sätt att göra detta på kan exempelvis vara genom att presentera en gedigen HR-analys. Vi återkommer till det lite längre ner i denna artikel.
Rent konkret handlar den strategiska rollen inom HR ofta om medveten planering av hur medarbetarnas kompetens ska utvecklas över tid, vilken riktning man vill gå med hänsyn till framtida anställningar, vägleda styrelsen om vilka val som är bra att ta i relation till de anställda och ofta i större företag att utbilda och vägleda chefer till att bli bättre på sina jobb.
Det finns flera aspekter av den strategiska rollen inom HR som kan fördjupas mer än vi hittills har gjort och det kan du läsa mer om i denna artikel: Detta är typiska HR uppgifter
HR-analys
I takt med att våra jobb blir alltmer komplexa så blir personalhanteringen också alltmer komplex. Alltfler företag ser värdet av att använda kunskapen och expertisen från HR-avdelningen för att tolka sin framtida väg.
Det låter kanske självklart att man ska rådgöra med de som känner människorna i företaget bäst innan man fattar beslut som påverkar de anställda? Hur som helst är det viktigt för ledningen i ett företag att känna till vad som verkligen sker i företaget även bortom det som ingår under ekonomi och produktion.
Vad surrar i medarbetarnas huvuden? Detta är en viktig och ibland svår fråga att ställa.
En bra HR-analys kan utan tvekan kasta ett ljus vid beslutsfattning. Om analysen är bra och bygger på gedigna data kan den även hjälpa företaget att blicka lite in i framtiden. Det kan låta krångligt att skapa en HR-analys. Men vi vet att man kan få ett stort värde av den utan att köra igång ett stort projekt.
Man kan exempelvis börja med redan tillgängliga data. Som historiken kring uppsägningar i ett företag. Man kan registrera och lista uppsägningar över tid och försöka identifiera trender bland dem. Är det så att personer med barn som snart ska börja skolan tenderar att vilja flytta bort från orten som företaget har sitt kontor i? Genom att ställa sådana frågor och leta efter svar i verkliga data kan man ta fram förslag på rutiner som förebygger oönskad omsättning. Man kan kanske skapa bättre arrangemang för att jobba hemifrån eller se hur företaget kan hjälpa till med vardagspendling?
Det är i detta som en analys skiljer sig från en rapport. I en rapport presenterar man siffror på hur många som sagt upp sig över tid. I en analys granskar man de bakomliggande orsakerna och hur man kan förebygga dessa. Därutöver kan en bra analys verkligen hjälpa till med att flytta HR in i styrelserummet.
Om HR upplever att de inte blir hörda av företagets ägare så måste HR bevisa sitt eget värde. Man måste helt enkelt tala samma språk som det som talas i ett styrelserum. En bra HR-analys kan verkligen få saker att smälla till runt styrelsebordet och göra det kristallklart för ledningen att de bör inkludera HR i viktiga strategiska beslut i framtiden.
Vi har skrivit mer om hur du kan komma igång med en HR-analys. Det kan du läsa mer om här: Vad är en HR-analys och hur skapar du en egen analys?
När behöver man ett HR-system?
Det låter kanske lite komplicerat att komma ihåg alla uppgifter som ingår i rollen som HR. Och det är det också. Därför använder många företag HR-system för att stödja rollen som HR. För att systemet ska vara till verklig hjälp anser vi att det måste kunna ta hand om sju funktioner.
- Medarbetarintroduktion
- Anställningsavtal
- Människor
- Frånvaro
- Medarbetarsamtal
- Integrationer
- Guider, mallar och webbseminarier
Vi går inte djupare in på betydelsen av de olika funktionerna i denna artikel. Men vi har skrivit en hel del om ämnet. Bland annat hur ett HR-system kan hjälpa dig att bygga upp en positiv företagskultur, göra ditt jobb mer intressant och se till att du kan fokusera tiden på det som verkligen betyder något, nämligen din personal!
Du kan läsa hela artikeln om HR-system här: Undrar du vad ett HR-system egentligen är? Låt oss ta en titt.
Anställningsavtal
Operativ HR inkluderar som sagt alla uppgifter som kan kallas personaladministration. Exempelvis kring anställningar.
När ett företag behöver anställa folk är det HR som kontaktas och de tar ofta hand om hela rekryteringsprocessen. En konkret åtgärd som ingår i denna process är anställningsavtalet som tecknas med den nyanställda.
Detta dokument är det juridiskt bindande avtalet mellan arbetstagare och arbetsgivare. Det pågår vanligtvis en viss förhandling kring anställningsavtalet i slutfasen av en anställning och man kommer överens om ett konkret avtal som undertecknas av båda parter.
Detta avtal är givetvis viktigt för den anställda och det är här som förmåner och löner bestäms utöver arbetsuppgifter och förväntningar. För arbetsgivaren är detta också ett mycket viktigt dokument. Det är i detta som företaget ska få med alla lagstadgade krav som gäller för ett anställningsavtal och en mängd andra detaljer som är viktiga för båda parter.
Arbetsmiljölagen är den del av lagen som avser arbetslivet. Arbetsmiljölagen skyddar både arbetsgivare och arbetstagare. Den ställer bland annat ett antal krav på vad ett anställningsavtal ska innehålla för att vara lagligt. De handlar bland annat om att avtalet ska ha ett startdatum och en förväntad varaktighet, vem avtalet gäller för och vad jobbet innebär.
Du kan läsa allt du behöver veta om anställningsavtal via länken här och får även hela listan över 12 krav enligt arbetsmiljölagen: Allt en chef behöver för bättre anställningsavtal
Kultur
Kultur är kanske ett lite otydligt begrepp för många av oss, men det påverkar oss hela tiden. Företagskulturen kan vara bra eller dålig och det tar inte lång tid att märka skillnaden. En del av rollen som HR handlar i många företag om att vara den högsta ledaren för kulturen på en arbetsplats.
För att uttrycka det med andra ord: Kultur är vårt gemensamma avtal om hur och varför vi gör saker. Och HR-chefen är den som ansvarar för att den verkliga företagskulturen matchar den kultur man vill ha på arbetsplatsen.
Ett mycket viktigt verktyg för att bygga en bra företagskultur är medarbetarsamtalet. Det är samtalet mellan chef och medarbetare som går utöver den vanliga pratstunden vid kaffemaskinen och petar lite djupare under huven. Traditionellt sett har medarbetarsamtalet varit ett årligt återkommande arrangemang som ska täcka alla saker under ett enda samtal. Alltfler företag har börjat gå ifrån detta och har nu istället tätare samtal.
Det kan vara smart för företaget att överväga ett sådant system. Människor förändras snabbare än en gång per år och företaget kan dra nytta av en ännu mer korrekt bild av upplevelsen bland de anställda. Det ger också cheferna fler möjligheter för feedback till medarbetarna.
Ett bra medarbetarsamtal kännetecknas av att båda parter har förberett sig och helst kommit överens om en agenda i förväg. Under samtalet diskuterar man punkterna som bestämts i förväg. Därefter kommer en väldigt viktig del. Nämligen att skapa en uppföljningsplan. Förkorta punkterna till konkreta åtgärder för er båda efter själva samtalet. Då blir det samtidigt mycket enklare för chefen att följa upp på saker och ting. Och medarbetaren kan uppleva att man faktiskt har blivit hörd.
Det finns mycket mer att säga om ett bra medarbetarsamtal och varför det är otroligt värdefullt för både företaget och medarbetaren. Till exempel på hur man ska få ut så mycket som möjligt av tiden man faktiskt sitter ner och pratar tillsammans. Det har vi skrivit om i denna artikel: Tips för medarbetarsamtal med dina anställda
Ordbok
I denna artikel har vi använt ett antal ord och uttryck från världen av HR. Vi har skapat en ordbok som förklarar terminologin på ett lättförstått sätt. Nedan länkar vi till olika ord som antingen använts i eller är relevanta för denna artikel:
